Questions fréquemment posées

En quoi consiste le portfolio (de suivi) ?

Depuis 2015, l'Agence recommande à l’entité de constituer un portfolio de suivi au fur et à mesure de son autoévaluation et en support à sa démarche qualité en général. Ce dossier permet à l’établissement de documenter les actions menées, mais aussi d’analyser et de démontrer l’évolution de sa démarche qualité. 

Qu'est-ce que le point d'étape?

Le point d'étape ne constitue pas une évaluation externe en soi. Il ne donne pas lieu à une visite d'un comité d'experts.

Trois ans après la précédente évaluation programmatique, il est prévu, pour ce point d'étape, que l'établissement transmette par mail une actualisation de son plan d'action à la Cellule exécutive de l'AEQES ainsi que, de façon facultative, une note réflexive de contextualisation de cette actualisation (2 à 5 pages). Ce plan d'action actualisé ainsi que, le cas échéant, la note réflexive qui l'accompagne sont ensuite archivés par l'AEQES. Ce dossier d'étape est transmis aux experts de l'évaluation externe suivante.

Le point d'étape est donc prévu à mi-parcours entre deux évaluations en vue de permettre à l'établissement de formaliser un nouveau plan d'action, d'éventuellement en proposer une note réflexive de contextualisation, de communiquer à l'externe mais aussi et surtout à l'interne, sur l'état de réalisation de son plan d'action. Le point d'étape entre en vigueur dès 2023-2024 (pour les cursus, les premiers points d'étapes concernent les cursus évalués en 2020-2021).

Pour les évaluations institutionnelles, le point d'étape est identique à ce qui est prévu pour les évaluations programmatiques, à la différence que, après la transmission à l’Agence du dossier du point d’étape, il est également prévu que l’Agence organise une demi-journée de travail et d’échanges avec les établissements. L’objectif de cette journée consiste, sur des thématiques identifiées, à permettre aux établissements de partager des bonnes pratiques ayant contribué à leur développement.

Pour rappel, l’AEQES recommande aux établissements, entre deux évaluations externes, de documenter les actions et éventuels bilans réalisés, par exemple sous la forme d’un portfolio (électronique ou papier) ou au sein de son système de gestion documentaire propre, ce qui peut faciliter la constitution du ou des documents liés au point d’étape.

Quand un établissement reçoit-il le courrier officiel annonçant l´évaluation de l´un de ses cursus ? À qui ce courrier est-il adressé ?

L'établissement qui recevra la visite du comité des experts dans le courant de l'année N (cf. plan des évaluations) recevra en février de N-2 un courrier annonçant officiellement le démarrage de cette évaluation.

Ce courrier sera adressé par voie recommandée au recteur (pour les universités), au directeur-président (pour les hautes écoles), au directeur (pour les écoles supérieures des arts et les établissements d'enseignement de promotion sociale).

Ainsi, par exemple, les établissements qui seront évalués en 2023-2024 recevront un courrier officiel de lancement de l'évaluation en février 2022.

Quels sont les objectifs des réunions de coordonnateurs/d'information ? Quand ont-elles lieu ?

En ce qui concerne les évaluations programmatiques complètes, la Cellule exécutive de l'Agence organise deux réunions coordonnateurs:

  • la première réunion a lieu environ un an avant la visite du comité des experts. Elle a pour objectif de définir la démarche d'évaluation, d'expliquer les principales étapes de l'évaluation interne et externe, de détailler le calendrier prévisionnel de ces étapes et de présenter le référentiel d'évaluation en cinq critères.
  • intervenant au cours du travail d'autoévaluation, la seconde réunion permet notamment d'échanger sur la progression de ce travail, de faire le point sur la composition du comité des experts et sur le recueil des données statistiques, sur l'organisation de la visite.
  • à la demande des établissements, la Cellule exécutive peut organiser une troisième réunion de coordonnateurs.

Pour les évaluations continues, une réunion d'information est organisée, en général un an avant la visite de l'évaluation continue, en vue d'échanger sur les objectifs et enjeux de l'évaluation continue, son référentiel en trois critères - les étapes et le calendrier de l'évaluation continue y sont également présentés.

Qu'il s'agisse des réunions des coordonnateurs intervenant dans le cadre d'une évaluation complète ou de réunions d'information pour l'évaluation continue, outre coordonnateurs qualité (cursus), les coordinateurs qualité (institution) et les membres de direction y sont les bienvenus.

Où trouver des données statistiques pour l'autoévaluation?

Les personnes à contacter pour obtenir des informations statistiques sont :

Quelles sont les modalités d'envoi du dossier d'autoévaluation ?

Une version imprimée du dossier d’autoévaluation doit être envoyée à l'AEQES, et ce généralement en sept exemplaires. Il peut arriver que l'AEQES modifie le nombre d'exemplaires imprimés à déposer, en fonction du nombre d'experts composant le comité d'évaluation externe.

Les annexes du dossier doivent être jointes sur clé USB (fourni en autant d'exemplaires que le dossier). Le dossier d'autoévaluation figure au format PDF sur le support numérique fourni.

Les dossiers d'autoévaluation peuvent être :

  • soit envoyés par la poste,
  • soit déposés en personne à :
    L'Agence pour l'Evaluation de la Qualité de l'Enseignement Supérieur
    Avenue du Port, 16 
    Bureau 0P08
    B-1080 Bruxelles

Dans tous les cas, les établissements reçoivent un accusé de réception qui leur est envoyé par la poste (dans le premier cas) ou délivré au moment du dépôt (dans le deuxième cas).

Quels sont les objectifs de l´entretien préalable organisé avant une visite d´établissement ? Qui doit être présent à l´occasion de cet entretien ?

Cet entretien préalable intervient environ un mois avant les premières visites d'un cursus.

Il a pour objectif :

  1. d'établir un premier contact entre le président des experts et le(s) responsable(s) de l'autoévaluation,
  2. de baliser les grands axes du travail d'évaluation externe,
  3. de préparer la visite du comité des experts d'un point de vue logistique (notamment en précisant le planning de la visite et les documents à mettre à disposition du comité)
  4. de répondre aux questions des établissements.

Chaque établissement bénéficie d'un rendez-vous individuel, durant environ une heure.

Assistent à cette réunion : le coordonnateur de l'évaluation interne, éventuellement le coordinateur qualité institutionnel, le président du comité des experts et un membre de la Cellule exécutive de l'Agence.
Cet entretien préalable est également ouvert à toute autre personne de l'établissement impliquée dans l'évaluation (membre de la direction ou membre de la commission d'évaluation interne par exemple).

 

Quel est le rôle des étudiants dans le dispositif d'évaluation mis en oeuvre par l'Agence ?

La prise en compte des points de vue des étudiants s'effectue à trois niveaux :

1) Selon les prescrits du décret du 22 février 2008 (art. 15), les établissements constituent une commission d'autoévaluation constituée d'au moins 20% d'étudiants. Ils ont donc là un rôle important à jouer dans l'autoanalyse de leur établissement.

2) L'AEQES inclut dans ses comités d'experts des experts étudiants, tant pour les évaluations programmatiques (complètes et continues) qu'institutionnelles.

3) Lors de la visite du comité des experts, celui-ci s'entretient avec les parties prenantes de l'établissement évalué, incluant une ou des rencontre(s) avec des étudiants.

4) Toujours selon les prescrits du décret précité (art. 5), le Comité de gestion de l'AEQES comprend parmi ses membres effectifs trois représentants étudiants. Ceux-ci ont dès lors une responsabilité au sein de la gestion-même des procédures de l'Agence.

L´Agence recommande-t-elle le recours à un outil particulier de gestion de la qualité ?

L'Agence encourage les établissements d'enseignement supérieur à se munir d'un outil de gestion de la qualité, qu'il s'agisse d'un outil « système » ou qu'il s'agisse d'un outil créé au sein de l'établissement.

Néanmoins, au sein des outils existants, l'Agence ne recommande aucun outil en particulier.

 

En quoi consiste le regroupement de plusieurs cursus (« cluster ») et quelles en sont les conséquences ?

L'Agence peut être amenée à évaluer ensemble plusieurs cursus similaires (cf. art. 10 du décret du 22 février 2008). Ainsi, à titre d'illustration, en 2021-22, l'Agence procède à l'évaluation continue du cluster "Psychologie-Logopédie-Éducation" qui, au moment de son évaluation initiale, comprenait 6 bacheliers et 4 masters, à savoir : les bacheliers en Sciences psychologiques et de l'éducation (orientations générale et logopédie), Assistant en psychologie, Éducateur spécialisé en activités socio-sportives, Logopédie, Éducateur spécialisé en accompagnement psycho-éducatif, Conseiller conjugal et familial ainsi que les masters en Sciences psychologiques, Sciences de la famille et de la sexualité, Sciences de l'éducation, Logopédie.

Ces clusters peuvent éventuellement regrouper des cursus organisés par différents formes d'enseignement (universités, hautes écoles,  enseignement de promotion sociale, comme c'est le cas pour "Psychologie-Logopédie-Éducation").

Concrètement, ce regroupement en cluster a pour conséquences :

  1. La rédaction par l'établissement d'un seul dossier d'autoévaluation pour l'ensemble des cursus repris sous le cluster
  2. La composition d'un comité des experts plus large, dans la mesure du possible
  3. La réalisation, par le comité des experts, d'une seule visite plus longue
  4. La rédaction d'un seul rapport préliminaire d'évaluation et, dès lors, la publication d'un seul rapport d'évaluation
  5. La rédaction d'une seule analyse transversale.

Les regroupements prévus par l'Agence sont indiqués à la page du site dédiée à la planification des évaluations.

Lorsqu'une même évaluation concerne plusieurs cursus (évaluation d´un « cluster »), combien de coordonnateurs doivent-ils être désignés ?

Il appartient à l'établissement d'opter pour le mode d'organisation qui lui convient le mieux. La Cellule exécutive adressera l'ensemble des informations relatives aux évaluations en cours à toutes les personnes dont les coordonnées lui auront été communiquées.

Quelles sont les personnes de contact pour l'évaluation des différents cursus ?

Année de visite du comité des experts

Cursus Personne de contact à la Cellule exécutive
2019-2020 Sciences biomédicales (évaluation complète) Yoneko Nurtantio
2019-2020 Biologie et biochimie (évaluation complète)

Alexis Vermote

David Urban

2019-2020 Sociologie et gestion des ressources humaines (évaluation complète et continue)

Maxime Brébant

David Urban

2019-2020 Sciences politiques (évaluation complète) Yoneko Nurtantio
2019-2020 Information et communication (évaluation complète)

Claire Lefèvre

Romain Parmentier

2019-2020 Traduction et interprétation (évaluation complète et continue) Claire Lefèvre
2019-2020 Musique (évaluation complète et continue) Maxime Brébant
2019-2020 Traduction et interprétation (évaluation continue) Claire Lefèvre
2019-2020 Instituteur (-trice) primaire (évaluation de suivi) Romain Parmentier
2019-2020 Criminologie (évaluation continue) Alexis Vermote
2020-2021 Médecine (évaluation complète) Maxime Brébant
2020-2021 Médecine vétérinaire (évaluation complète) Maxime Brébant
2020-2021 Business et Coopération (évaluation complète et continue)

Claire Lefèvre

Romain Parmentier

2020-2021 Criminologie (évaluation continue, report Covid) Alexis Vermote
2020-2021 Philosophie (évaluation continue) Joëlle Sallets
2020-2021 Sciences physiques, chimiques et géographiques (évaluation continue) Alexis Vermote
2020-2021 Assistant de direction (évaluation continue) David Urban
2021-2022 Sciences agronomiques (évaluation continue, report Covid) Maxime Brébant
2021-2022 Ingénieurs industriels (évaluation continue, report Covid) Claire Lefèvre
2021-2022 Psychologie et sciences de l'éducation (évaluation complète et continue, report Covid)

Romain Parmentier

Aurélie Detavernier

2021-2022 Assurances (évaluation continue) Claire Lefèvre
2021-2022 Théâtre, audiovisuel et cirque (évaluations complètes et continues) David Urban
2021-2022 Web et techniques graphiques (évaluation complète)

Alexis Vermote

Marie-Line Seret

 

Pour toute autre information, contactez-nous à l'adresse info@aeqes.be.

 

 

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